• Digitale verslaglegging, notuleerwerk en dicteerwerk
• Apparatuur, software, beveiliging en ondersteuning
• Training in spraakherkenningsapparatuur
• Inwerken en perfectioneren van uw spraakherkenningsapparatuur en -software

Lees meer over deze diensten onder de categorieën 'Digitale Diensten ', 'Spraakherkening ' en 'Opleidingen' op onze website http://yoursecretarialservice.nl/.

Tijd is geld en de tijd is vanaf nu aan u!

Het digitale tijdperk en de arbeidsmarkt.

U heeft uw eigen secretaresse op afstand en de tijd “in uw hand”.  Met de digitale memorecorder kunt u 8 uur tekst opnemen. Dit kan op elk moment van de dag en waar u wilt, ook handsfree. U heeft de mogelijkheid tussen uw opnamen extra tekst toe te voegen, opmerkingen te plaatsen en boodschappen voor uw secretaresse achter te laten. U zendt uw teksten naar uw secretaresse via het docking station, PC of laptop.

U hoeft dus niet eerst terug te keren naar kantoor om de gegevens af te geven voor uitwerking. En wanneer u in het buitenland zaken doet, zijn uw stukken uitgewerkt bij uw terugkomst. Bij dictaten van 10 minuten krijgt uw secretaresse binnen 1,5 seconden de melding dat u een bestand heeft gezonden.

U sluit een extra microfoontje aan op uw memorecorder en deze is klaar voor gebruik. U luistert het gesprek op een later tijdstip af en uw plan van aanpak, offerte of verslag voegt u in en zendt u voor uw volgende gesprek naar uw secretaresse. Deze kan meteen aan de uitwerking beginnen en uw eventuele boodschappen direct uitvoeren. U kunt er natuurlijk ook voor kiezen het verslag letterlijk uit te laten werken om er in een later stadium wijzigingen in aan te brengen.

Eén ding staat vast: u bespaart tijd doordat u elk bestand direct kunt verzenden en ter uitwerking aan uw secretaresse kunt aanbieden zonder enig oponthoud.

Bij de afwezigheid van een secretaresse zal er een zekere discipline in acht moeten worden genomen tijdens de vergaderingen. Zo zullen de aanwezigen zich eerst moeten "voorstellen", De voorzitter zal degenen die het woord krijgen steeds moeten benoemen. Wanneer deze structuur niet in de vergadering of organisatie past, zal degene die het woord neemt zich steeds moet voorstellen.

Bij minder officiële of interne vergaderingen kunt u twee microfoontjes aansluiten op de memorecorder. Eén microfoontje kan de ontvangst van 5 personen goed aan. 

Bij meer officiële vergaderingen en overleggen of bij de aanwezigheid van meer dan 10 personen is er een andere mogelijkheid om deze verslaglegging digitaal te laten opnemen. In plaats van of naast een secretaresse kunt u een desktop PC meenemen. Deze kan worden aangesloten op diverse apparatuur aanwezig in vergaderkamers of worden voorzien van een 10-tal microfoons. Na aansluiting en een test die u eventueel vooraf laat plaatsvinden, kunt u rustig vergaderen. Na de vergadering of zelfs tijdens de pauze kunt u het bestand naar uw secretaresse zenden die aan de uitwerking kan beginnen.

Wanneer u tevens reistijd voor iedereen wilt beperken is er de mogelijkheid om via uw secretaresse een telefonische conferentie via deze desktop te laten opnemen die ook weer direct kan worden uitgewerkt.

U hoeft geen memo's en kladblaadjes meer te maken of tussendoor telefoontjes te plegen. U kunt op elk moment, waar en wanneer u wilt een boodschap of bestand zenden. Zo houdt u uw secretaresse up to date. Geen onnodig oponthoud, u stelt de prioriteiten. Zo kunnen een heleboel zaken geregeld zijn voor u terug bent op kantoor.

Wij zijn ons bewust van de opkomst van de digitale diensten en de investering die hiermee gepaard gaan.
Wij bieden daarom behalve de mogelijkheid de apparatuur direct via ons bureau te kopen ook de mogelijkheid de apparatuur te huren.

Bij de huur van de apparatuur geldt:

• U huurt eenvolledig opnamepakket waarin de memorecorder e.d. zijn inbegrepen.
• U hoeft (op deze manier) het uitwerkpakket niet aan te schaffen.
• U sluit een 2-jarig contract met ons bureau af waarin staat dat de uitwerking via ons bureau zal plaatsvinden.
• De wijze van uitwerken en het tarief worden in het contract vastgelegd. Wij berekenen u voor de uitwerking een afgesproken tarief per woord. Liggend aan het gebruikte jargon begint het tarief bij € 0,029 per woord. Op de rekening worden het aantal woorden en aantal pagina's (A4tjes) voor u uitgesplitst zodat u volledig inzicht houdt in wat u heeft uitbesteed.
• Na 2 jaar is het opnamepakket uw eigendom. U kunt besluiten het uitwerkpakket zelf aan te schaffen.
• Verlening van een contract zal steeds geschieden voor 1 jaar, met een opzegtermijn van 2 maanden.
• Bij een defect aan de apparatuur, krijgt u binnen 24-uur vervangende apparatuur geleverd.

Wanneer u besluit de apparatuur aan te kopen, wordt er gekeken naar de wensen, het aantal personen dat hiermee gaat werken e.d. Hierna zal er een offerte worden gemaakt.

Zowel bij huur als koop biedt ons bureau u een all-in service van 3 jaar.
Zowel bij huur als koop levert en installeert ons bureau de benodigde software.
Zowel bij huur als koop verzorgt ons bureau (waar nodig) de training(en) van de gebruiker(ers) Hier zijn verschillende opties mogelijk.

Spraakherkenningssoftware en ondersteuning

Wij bieden u

• De software voor spraakherkenning voor professionals
• De digitale memorecorder met software
• Eventueel een laptop

De persoonlijke investering die wij van u vragen is het inspreken van het door u gebruikte  jargon op de digitale memorecorder en wij doen de rest. Wij oefenen het jargon met uw stem tot het programma deze 99% foutloos herkend.

Dit betekent dat u uiteindelijk documenten en e-mailberichten kunt maken, rapporten schrijven en formulieren invullen zonder het toetsenbord aan te raken.

Het programma is volledig geïntegreerd in de bekende Microsoft Office-toepassingen Word, Excel, Outlook en PowerPoint en werkt met bijna elk ander Windows-programma.

Behalve op kantoor of thuis kunt u uw productiviteit ook onderweg verhogen door uw teksten in te spreken met behulp van de digitale recorder. Bij synchronisatie met uw PC worden de opgenomen dictaten automatisch omgezet in geschreven tekst. De belangrijkste voordelen u kunt teksten maken en bewerken, formulieren invullen en uw werkzaamheden stroomlijnen, gewoon met uw stem! Praat tegen de computer en uw woorden verschijnen onmiddellijk correct in alle Microsoft® Office®-programma's.

Het werkt nauwkeuriger dan ooit, tot 99% nauwkeurig. Het is sneller dan typen. De meeste mensen spreken sneller dan men kan typen. Dat betekent dat u documenten en e-mailberichten ongeveer driemaal sneller kunt opstellen. Hierdoor gaat de productiviteit omhoog, is er minder ondersteuning nodig en nemen de kosten af. Het is veiliger dan typen, denk aan RSI-klachten als carpaal tunnelsyndroom. Dergelijke klachten kunnen u duizenden euro's kosten aan verzekeringspremies of voor het inhuren van extra personeel.

Tegen een aantrekkelijk tarief leveren wij tevens nazorg. Elk (half)jaar kunnen wij uw programma aan een update onderwerpen. Wij passen in overleg met u het jargon aan. Bij de komst van een nieuwe collega zorgen wij ervoor dat uw nieuwe collega het programma zo snel mogelijk in gebruik kan nemen.

Wij maken het voor u gebruiksvriendelijk!

Is het veilig? 

U denkt: "mooi, dat is misschien wel de toekomst maar het Internet, is dat niet onveilig?" Nee, hierover is nagedacht en hiervoor is aparte software gemaakt. Deze software en apparatuur zijn nodig om uw bestanden te kunnen "openen" (te beluisteren) of te kunnen bewerken. Het zenden van de bestanden via de e-mail maar ook via een intranet is dus mogelijk door een gesloten en beveiligd systeem.

Info 

Contactpersonen voor de digitale diensten zijn:

Mw. M. Reniers
Dhr. drs. P. van Hagen

U kunt kiezen uit:

• All-in training. Hierbij worden alle betrokkene getraind op gebruik van de
  apparatuur en de software. Hierbij is er nog de keuze te onderscheiden:
  • Individueel
  • In groepjes (koop)
• Alleen een training in gebruik apparatuur (gebruiker recorder)
  • Idem (huur*)
• Alleen een training voor de uitwerkapparatuur (secretaresse)
  • Idem (huur*)
• Training desktop gebruik, aansluiting en software
  • Idem (koop / optie huur*)

In de nieuwe opzet komt meer nadruk te liggen op het publiceren van artikelen. Het doel is om naast de diensten en bedrijfsinfo ook nieuwsberichten, artikelen met tips omtrend secretariaatwerk en andere branche-gerelateerde informatie te bieden. Om dit te faciliteren, is gekozen voor WordPress, een geavanceerd open source publicatieplatvorm. Het systeem is opgezet en wordt beheerd door 4Visions Website Ontwikkeling .

Hoewel het uiterlijk van de website herkenbaar is gebleven, is de functionaliteit en structuur met deze aanpassing aanzienlijk veranderd. Alle oude en nieuwe diensten van Your Secretarial Service zijn vanaf nu te vinden onder de rubriek Secretariaatsdiensten.

Daarnaast zijn er de nieuwe rubrieken Nieuws en Tips & Truuks aan toegevoegd. In de nieuwsrubriek vindt u persberichten over Your Secretarial Service en nieuwe diensten. Onder Tips en Truuks vindt u handige informatie voor uw boekhouding, uw secretariaat en al uw secretariaatwerk.

Your Secretarial Service

Hierbij valt te denken aan:

• (hulp bij) het invullen van beslastingaangiften
• het opstellen van een jaarverslag
• opzetten van een balans voor startende ondernemers
• het bijhouden van uw boekhouding eventueel in combinatie met uw facturering
• inning bij debiteuren
• betaling van crediteuren
• BTW-aangiften

Wij maken uw administratie in orde voordat u de stap naar uw accountant maakt. In overleg stellen wij een volledig naar uw wensen ingevuld pakket samen.

Your Secretarial Service biedt u een uitgebreid scala aan redactionele diensten en producten, passend bij de organisatiecultuur en aansluitend op de informatiebehoefte van uw doelgroep.

• Redactionele artikelen
• Mailings
• Relatiemagazines
• Nieuwsbrieven
• Personeelsbladen
• Toespraken
• Informatiefolders