De Digitale Notuliste
Notuleren is een tijd- en geldrovende bezigheid. Vaak gaat in voorbereiding, reistijd en uitwerking veel tijd zitten. U heeft nu de keuze de vergadering digitaal op te nemen zonder dat u een secretaresse een aantal uren van haar werkplek haalt of u kunt de vergadering digitaal opnemen naast uw secretaresse die zich kan richten op de belangrijke notities die u als voorzitter aangeeft maar altijd de vergadering op belangrijke punten kan terugluisteren.
Bij de afwezigheid van een secretaresse zal er een zekere discipline in acht moeten worden genomen tijdens de vergaderingen. Zo zullen de aanwezigen zich eerst moeten "voorstellen", De voorzitter zal degenen die het woord krijgen steeds moeten benoemen. Wanneer deze structuur niet in de vergadering of organisatie past, zal degene die het woord neemt zich steeds moet voorstellen.
Bij minder officiële of interne vergaderingen kunt u twee microfoontjes aansluiten op de memorecorder. Eén microfoontje kan de ontvangst van 5 personen goed aan.
Bij meer officiële vergaderingen en overleggen of bij de aanwezigheid van meer dan 10 personen is er een andere mogelijkheid om deze verslaglegging digitaal te laten opnemen. In plaats van of naast een secretaresse kunt u een desktop PC meenemen. Deze kan worden aangesloten op diverse apparatuur aanwezig in vergaderkamers of worden voorzien van een 10-tal microfoons. Na aansluiting en een test die u eventueel vooraf laat plaatsvinden, kunt u rustig vergaderen. Na de vergadering of zelfs tijdens de pauze kunt u het bestand naar uw secretaresse zenden die aan de uitwerking kan beginnen.
Wanneer u tevens reistijd voor iedereen wilt beperken is er de mogelijkheid om via uw secretaresse een telefonische conferentie via deze desktop te laten opnemen die ook weer direct kan worden uitgewerkt.
Pagina's
RSS feed
